La secrétaire option multimédia On compte aujourd'hui 740535 secrétaires-assistantes dans les entreprises en France dont 97% de femmes et 3% d’hommes auxquels s'ajoutent les 200000 professionnels qui exercent dans la fonction publique d'Etat, territoriale, hospitalière ou européenne. C'est une profession très structurée qui possède ses propres associations nationales et européennes, des sites Internet, des magazines, des salons professionnels, des guides et livres spécialisés sans oublier les fiches de l'Onisep, de l'Apec et du Cidj. La Secrétaire généraliste représente 75% des secrétaires. De niveau d'études niveau BEP à Bac. La secrétaire spécialisée 25 %, niveau Bac à Bac + 2 De plus, on a vu apparaître depuis les années 1980 avec l'arrivée massive de la micro-informatique et de la bureautique le métier "d'assistante" qui implique de plus amples responsabilités pour la secrétaire, un niveau d'études plus élevé (Bac +3 à +4) et surtout plus d'expérience professionnelle. Ce métier correspond surtout à une volonté de revaloriser la profession. Avec la généralisation d'Internet il y a 2500 entreprises de télé secrétariat en France et les experts pensent que ces effectifs augmenteront dans les 10 prochaines années. Il existe une multitude de dénominations afférentes aux secrétaires selon les secteurs d'activité et les services ; exemple : secrétaire commerciale, polyvalente, juridique, médicale, de la fonction publique, secrétaire de direction, assistante de direction…. Chacune renvoie à la diversité de statuts (employée ou cadre) d'employeurs (entreprise privée, fonction publique, association…) ou de secteurs d'activité ( communication, finance, médecine, multimédia). Pour les recruteurs et employeurs quelle que soit l'appellation et le statut de la secrétaire ou de l'assistante la secrétaire doit avant tout se montrer polyvalente. La polyvalence permet à la secrétaire d'acquérir des réflexes professionnels qu'elle pourra exploiter au cours de toute sa carrière et développer ainsi son intérêt pour une spécialité. Elle pourra décider d'avoir une compétence particulière (en droit, commerce, comptabilité, multimédia). C'est à la secrétaire de décider pour l'orientation et la progression de sa carrière. Le secrétariat : un métier d'avenir ? Ces dernières années les volumes de recrutement de secrétaires sont demeurés assez stables. Les secrétaires sont relativement épargnées par le chômage car quelle que soit la taille de l'entreprise, dans le public comme dans le privé, les secrétaires sont partout et ont un rôle déterminant. Les perspectives de recrutement pour les années à venir sont réjouissantes. En effet, selon une étude réalisée par le Commissariat au Plan intitulée "2005 le choc démographique, défi pour les professions, les branches et les territoires" 227500 secrétaires seraient embauchées d'ici à 2010 en raison de départs en retraite massifs de la génération d'après guerre. Contrairement à de nombreuses professions, l'âge ne constitue pas un obstacle : une jeune débutante et une femme de la cinquantaine possèdent des chances égales de se faire embaucher. Un tiers des postes proposés s'adressent aux débutantes. Pour démarrer sa carrière, la secrétaire aura avantage à trouver un poste dans une PME : autonomie plus large, techniques de base du métier et autres connaissances (commerciales, marketing, etc..). La véritable clé d'entrée : la maturité professionnelle : le temps d'adaptation à l'entreprise étant de plus en plus limité la secrétaire doit se montrer autonome et dynamique et avoir des compétences immédiatement exploitables.   Le Métier : mission et tâches Le développement de la Bureautique et depuis quelques années d'Internet, d'Intranet et l'arrivée des portables a bouleversé en profondeur les missions de la secrétaire. La secrétaire n'est plus la simple exécutante, elle a gagné en gestion du temps, en autonomie et en responsabilité. Son poste s'est enrichi et n'arrête pas d'évoluer. Elle est au service d'une équipe et a des missions variées. En effet, les cadres n'hésitent plus à rédiger eux-mêmes leurs notes et courriers sur ordinateur. Ils gèrent leur agenda grâce aux portables et palm-pilot. En conséquence, les secrétaires sont libérées des tâches les plus simples et peuvent donc se consacrer à des activités plus motivantes et qualifiées. Le métier de Secrétaire 1. Aimer son métier et être en forme. 2. Savoir – être : Sourire et présentation soignée, qualités d'accueil, de discrétion, de confidentialité, Qualités relationnelles : calme, décidée, dynamique, diplomate, souple, ouverture d'esprit, modestie, une grande disponibilité, Capacité d'observation, d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode. Elle reflète l'image de l'entreprise pour laquelle elle travaille et doit se montrer toujours conviviale et à la hauteur. Sens de l'initiative et des responsabilités. Rôle relationnel au sein de son équipe de travail vis-à vis des services internes et externes. 3. Vecteur de la communication Elle doit avoir une connaissance parfaite de l'entreprise et de son service. Elle possède une bonne expression écrite et orale pour bien faire circuler les informations nécessaires aux prises de décision. Capacité à rechercher, produire, faire une synthèse et diffuser l'information utile. 4. Savoir – faire : Orthographe parfaite Bon niveau de culture générale essentiel pour pouvoir s'entretenir avec tous types de public. , savoir prendre des notes, rédiger des courriers (relecture et mise en forme, compte-rendus de réunions, notes, rapports) Ne pas se laisser déborder. Compétences et conditions de travail 1. Avoir suivi une formation au « métier de Secrétaire ». Cette formation peut être de type scolaire, universitaire ou dans le cadre de la formation professionnelle. Exemple : Stage de "secrétaire polyvalente " au CNA/CEFAG. Quelle que soit la formation suivie, les stages en entreprise permettent de mieux s’investir et d’acquérir de l’expérience professionnelle. 2. Maîtrise du téléphone et de l'accueil : réception des appels téléphoniques et utilisation du standard téléphonique. Une certaine autorité semble nécessaire pour filtrer les appels au téléphone. 3. Rapidité de la frappe soit au moins 25 mots minute. La sténo ne représente plus forcément un critère d'embauche, toutefois sa maîtrise constitue un plus sur un Cv et témoigne d'une véritable formation de secrétaire. 4. Compétences informatiques et bureautiques : maîtriser les logiciels La secrétaire doit savoir utiliser efficacement les logiciels mis à sa disposition et pouvoir en exploiter toutes les possibilités. Outre les logiciels de traitement de texte de type Word, elle aura à se familiariser avec d'autres logiciels pour gérer l’agenda, les contacts et la messagerie (Microsoft Outlook ). Pour les publications et présentations elle utilisera Powerpoint, Xpress, et sera obligée d'utiliser les tableurs (Excel) et bases de données ( Access, oracle) pour gérer les fichiers clients, prospects, fournisseurs, etc... L'informatique et les nouvelles technologies lui permettent de gagner du temps. Ainsi, elle peut se consacrer et veiller à une meilleure présentation des documents et utiliser le scanner et l’impression couleur. 5. Transmission informatique des données internes : Intranet, Ethernet 6. Transmission informatique des données externes : Internet La manipulation d'Internet est incontournable pour utiliser le courrier électronique et les autres outils d'Internet. La secrétaire multimédia peut gérer un site Internet : création, modification de pages. 7. Gestion du temps et du stress. Savoir se partager devient un nouveau défi à relever et demande aux secrétaires des efforts plus soutenus en matière d'organisation et de gestion du temps de travail. Elle doit savoir gérer les priorités de chacun, s'adapter aux différentes personnalités tout en observant une cohérence dans leurs différentes démarches. La mutation du métier de secrétaire n'a pas eu que des effets positifs. Cette profession figure parmi les professions touchées par le stress. Les causes : la multitude de tâches différentes, la rapidité à les exécuter, la pression subie car la secrétaire doit répondre aux desiderata de plusieurs directeurs. Par ailleurs, la secrétaire se plaint souvent de servir de bouc émissaire car c'est elle qui reçoit les plaintes des clients mécontents comme celles du personnel de l'entreprise. Il y a des stages de formation pour améliorer ces compétences. 8. Parler une langue étrangère : la maîtrise de l'anglais devient un véritable critère de recrutement. Les outils de travail La secrétaire a besoin d'un bureau, d'un téléphone et mini standard, et d'un poste de travail informatique complet : un micro-ordinateur équipé de tous les logiciels nécessaires pour son travail et connecté à Internet par modem et d'une imprimante. Pour la diffusion des informations : d'une photocopieuse et d'un télécopieur et d'un scanner. Des armoires ou éléments de rangement sont impératifs pour le classement et l’archivage des documents Des dictionnaires et modèles de documents conçus pour la secrétaire